Aún con el surgimiento de otras tecnologías, el correo electrónico continúa siendo una de las principales herramientas de comunicación. Diariamente, son enviados casi 236 billones de mensajes en esta plataforma, lo que aumenta la necesidad de saber cómo organizar un correo electrónico.

A través del correo, las empresas mantienen el contacto con sus proveedores, clientes y colaboradores, además de mantenerse informados acerca de promociones y novedades sobre algún producto o servicio. En medio de tantos contactos, es fácil perder el control y principalmente la hora. Entonces, ¿cómo organizar un correo electrónico abarrotado con el fin que tu productividad no se vea perjudicada?

En este artículo, daremos consejos para evitar que tu buzón no quede abarrotado al punto de ignorar las mensajes más importantes. Mostraremos también algunas herramientas que pueden facilitar esta misión.

En este contenido encontrarás:

6 tips sobre cómo organizar un correo electrónico

1. Crea diferentes carpetas en tu buzón de entrada
2. Filtra tus correos electrónicos automáticamente
3. Use las pestañas de Gmail
4. Evita dejar los mensajes ya leídos en el buzón de entrada
5. Agrega estrellas en los mensajes importantes
6. Cancela los correos inútiles

5 herramientas que ayudan a organizar un correo electrónico

1. Unroll.me
2. IFTTT
3. Google Inbox
4. Sortd
5. Checker Plus

6 tips sobre cómo organizar un correo electrónico

Si estás cansado de ver tu buzón de correo lleno y desorganizado, debes conocer estos consejos simples que te facilitarán la organización.

1. Crea diferentes carpetas en tu buzón de entrada

Por más complicado que pueda ser, crear carpetas diferentes para tu e-mail profesional te ayudará a ahorrar tiempo. Con esto, podrás darle prioridad a aquellos mensajes que son realmente importantes para tu negocio.

Crea etiquetas para clasificar temas, como:

• Clientes;
• Compras;
• Ventas.

Debes tener en cuenta, que es necesario no caer en exageros al crear las etiquetas, pues la idea es que tu correo electrónico sea fácil de gerenciar. Para que no hagas confusión ni percas información relevante, lo ideal es tener como máximo tres categorías.

Si quieres organizar el buzón de tu Gmail, debes ir hasta el menú del lado izquierdo, hacer clic en “Más” y, a continuación, “Crear nueva etiqueta”. En la parte inferior también puedes gerenciar las preferencias, como cambiar el orden de visualización y modificar el nombre.

Ahora si quieres organizar el buzón de entrada de Outlook, haz clic en el botón derecho del mouse sobre el lugar donde deseas crear y selecciona “Nueva carpeta”.

2. Filtra tus correos electrónicos automáticamente

Por más simple que pueda parecer el consejo sobre cómo organizar un correo electrónico, este es uno de los más eficientes, pues te ahorra tiempo y trabajo. Para que tus mensajes estén directamente en la carpeta seleccionada, puedes configurar tu correo para que sean filtradas automáticamente.

Puedes organizarlas por:

• Asunto;
• Remitente;
• Palabra clave (en el título o en el cuerpo del mensaje).

Este mismo proceso se puede hacer en la mayoría de las plataformas cuando el mensaje es considerado como spam.

3. Usa las pestañas de Gmail

Las pestañas son una funcionalidad que Google ofrece para organizar correos electrónicos. Estas son creadas automáticamente, y además puedes seleccionar cuáles deseas activar. Si recibes muchos mensajes de e-mail marketing, es posible clasificarlos en “Promociones”.

Si un mensaje cae en la carpeta equivocada, aún puedes colocarlo en la carpeta correcta. De esta forma, la herramienta entenderá el cambio y seguirá la nueva regla.

4. Evita dejar los mensajes ya leídos en el buzón de entrada

Esta es una regla básica sobre cómo organizar un correo electrónico abarrotado. Si ya leíste el mensaje y este no tiene mucha importancia para tu trabajo, debes archivarlo o eliminarlo. Guardar contenidos irrelevantes dejará tu cuenta de correo llena y desorganizada.

5. Agrega estrellas en los mensajes importantes

Otra funcionalidad que ayuda a organizar el buzón en Gmail es el sistema de estrellas. Con este, puedes marca los mensajes importante o los que quieres ver después, ya que estos se quedan guardados en una carpeta separada.

6. Cancela los correos inútiles

Los correos electrónicos profesionales suelen estar inscritos en una serie de newsletters y promociones, principalmente quien trabaja directamente con compras y ventas. Si no tienes interés por este tipo de contenido, tal vez es hora de cancelar la suscripción.

Puedes hacerlo directamente en el mensaje recibido. Generalmente, al final de los correos, se encuentra la opción de cancelar el recibimiento de los mismos.

5 herramientas que ayudan a organizar un correo electrónico

Existen algunas herramientas, entre aplicaciones, sitios y extensiones, que ayudan a quién quiere saber cómo organizar un correo electrónico. Conócelas a continuación:

1. Unroll.me

Esta herramienta facilita el proceso de cancelamiento de newsletters y e-mail marketing que no lees. Unroll.me cancela la suscripción en masa de los registros seleccionados.

2. IFTTT

IFTTT es la abreviación de “If This Then That”, una herramienta de productividad que permite automatizar tareas. Puedes programar dispositivos y aplicaciones para:

• Enviar recordatorios de correos electrónicos;
• Redireccionar documentos anexos directamente para Dropbox;
• Guardar mensajes de contactos relevantes.

3. Google Inbox

La herramienta de Google permite procesar cada correo electrónico como una tarea. Ofrece funcionalidades como aplazar la lectura de un mensaje y crear recordatorios.

4. Sortd

Su función es gestionar los correos, las tareas y los trabajos en equipo directamente en el buzón de entrada de Gmail. Sortd crea listas y columnas, facilitando su clasificación.

5. Checker Plus

Se trata de una extensión del Google Chrome que permite gestionar el buzón de diversos correos en un único lugar: Gmail. Otra funcionalidad es que este ofrece la posibilidad de recibir notificaciones aún cuando el buzón no está abierto.

Además de saber cómo organizar un correo electrónico, recuerda que es esencial separar los asuntos particulares a los profesionales. Es necesario que cualquier negocio ofrezca una herramienta corporativa para todos los colaboradores.

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