Cuidar del tiempo y de la productividad no son tareas fáciles. En el área de tecnología, así como en otras áreas, algunas veces parece que el tiempo se convierte en nuestro gran enemigo.

Para que puedas trabajar en tus diferentes proyectos de manera efectiva en el menor tiempo posible, separamos algunas metodologías y herramientas que pueden ayudarte a ser un profesional más productivo.

Pomodoro

Talvez ya hayas escuchado hablar de esta técnica. Pomodoro significa “tomate” en italiano. Quién escogió su nombre fue Francisco Cirillo, quien utilizó un cronómetro de cocina con formato de tomate para gerenciar su tiempo.

Pomodoro se basa en la idea de flujos de trabajo divididos en bloques de tiempo para mejorar la agilidad del cerebro y la concentración. Después de diversas investigaciones, Francesco llegó a la siguiente técnica:

 

• Selecciona todas las tareas y crea una lista con las que sean prioridades.
• Determina 25 minutos para hacer solamente una de la tareas principales.
• Mantén toda tu concentración sólo en aquella tarea.
• Cuando el despertador suene, haz una pausa de 5 minutos. En este periodo es bueno que te levantes, hagas ejercicio, camines, estires o medites. Intenta hacer alguna actividad que te ayude a relajar.
• Elimina la tarea de tu lista una vez que hayas terminado.
• Vuelve a trabajar después de la pausa por otros 25 minutos.

Por cada cuatro “pomodoros” puedes hacer un descanso más largo. El objetivo es que a lo largo del tiempo, descubras cuántos pomodoros puedes usar para hacer tus actividades. Esto te ayudará a estimar plazos y mejorar tu productividad.

Herramientas de productividad Pomodoro

Gracias a la efectividad y popularidad de esta tecnica, exiten algunas aplicaciones gratuitas que puedes usar para reemplazar el cronómetro en forma de tomate:

• Be Focused: Está disponible para iOS, pero puedes encontrar otra opción parecida para Android, llamada Clear Focus. Son excelentes opciones para que puedas gerenciar tus trabajos, estudios y tareas del día a día, como arreglar tu recamara o alguna actividad física.
• Pomello: Esta opción es más específica para quienes quieren usar la técnica pomodoro en las tareas del trabajo y de forma potencializada. Pomelo funciona en el computador, lo cual es una grande ventaja en el mundo corporativo. Esta aplicación tiene otra ventaja importante, y es que funciona sincronizada con Trello, una herramienta de gerenciamiento de proyectos y tareas.
• Tomato-timer: Esta aplicación es otra opción para tu computador, pero de esta vez sólo tienes que entrar al sitio web para comenzar a usar. El sitio web emite un sonido en los audífonos y una notificación en la esquina de la pantalla para avisar que el tiempo acabó. Además de esto, también es posible controlar los horarios de intervalo entre un pomodoro y otro.

Metodologías ágiles

Las metodologías ágiles también pueden ser grandes aliadas. Todo comenzó con el desarrollo de proyectos de software. Las principales ideas eran dar prioridad a las personas y a las interacciones, productos ejecutables y colaboración de los clientes.
Para colocar esos métodos dentro de tu empresa es necesario separar los procesos en ciclos:

• Início de proyecto
• Organización y preparación
• Ejecución del trabajo
• Finalización del proyecto

Después de cada ciclo, tú y tu equipo deberán analizar todas las actividades individualmente. De esta forma, si encuentras errores en el camino, podrás resolverlos lo más rápido posible. Esto mejora tu nivel de productividad, evita que muchos errores sean acumulados y que al final tengas que hacer repetir el trabajo.

Con este método podrás entregar un proyecto más rápido, desarrollarlo con más calidad, visualizar lo que ya está hecho y lo que falta por hacer, además de dividir las etapas entre todos los miembros de tu equipo.

En esta metodología puedes usar Scrum, donde los proyectos son divididos en ciclos, que pueden ser mensuales. A estos se les llama Sprints. En resumen, el desafío final del Scrum es el siguiente:

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Kanban

Kanban es un término de origen japonesa y significa “tarjetas visuales”. Este es un concepto relacionado con la utilización de tarjetas, o post-its, para indicar el estado de los flujos de producción en empresas de fabricación en série. El Kanban es una óptima forma de integrar las tareas de la empresa y facilitar la comunicación entre todos los departamentos.

Esta metodología funciona a través de murales divididos en tres secciones, normalmente nombradas como To do (por hacer); Doing (haciendo) y Done (hecho). Otras secciones pueden ser adicionadas según las necesidades del proyecto, como Pending (pendiente) por ejemplo.

Además de un mural físico, puedes seguir esta metodología a través de algunos sitios web y aplicaciones, como Trello.

Estructura Analítica de proyectos

Como un último consejo, hablaremos sobre la representación visual. El propósito es dibujar en vez de escribir un documento extenso. Un buen ejemplo es las EAP – Estructura Analítica de Proyectos, también conocida como WBS, esta es una herramienta que organiza el alcance de proyecto de manera visual y subdividiendo, de forma que sea mejor gerenciando.
Con está técnica, el gerente de proyectos no presentará un documento textual extenso para cada persona involucrada como: patrocinadores, clientes, equipo, gerentes y personas afectadas por el proyecto. El presentará la EAP, proporcionando una visión rápida y general de lo que está dentro del alcance del proyecto. Esto facilita el análisis y ayuda a identificar las posibles necesidades.
Para crear una EAP, son necesarias las siguientes entradas: plan de gestión del proyecto; declaración del alcance del proyecto; documentación de los requisitos, factores ambientales de la empresa, y activos de procesos organizacionales.

Para el desarrollo de la EAP, es importante tener en cuenta alguna reglas:

• La EAP debe ser creada con la ayuda del equipo;
• Cada nivel de EAP es una parte menor del nivel anterior;
• El proyecto entero debe ser incluido en cada uno de los dos niveles más elevados de EAP;
• La EAP debe incluir solamente la entregas necesarias para el proyecto;
• Las entregas que no están en la EAP no hacen parte del proyecto.

¿Utilizas alguna de estas técnicas para mejorar tu productividad?¡Cuéntanos en los comentarios si conoces otras herramientas utiles para gestionar el tiempo de una mejor forma y mejorar la productividad!

• Este artículo fue escrito por Camila Achutti y Larissa Chinaglia, para HostGator Brasil. Si quieres conocer el contenido en portugués está aquí .