Correo profesional: consulta la guía completa

Un correo profesional aporta muchos beneficios a tu negocio y cualquiera de ellos necesitan las mejores aplicaciones de correo electrónico.

¡Consulta una guía completa sobre los correos profesionales, seguridad, cómo crearlo, cuáles son las mejores aplicaciones de correo electrónico y mucho más!

Una dirección de correo electrónico ideal debe incluir el nombre del colaborador o sector en el que trabaja y el dominio de la empresa (@tuempresa.com.mx). Reenviar un e-mail a través del dominio corporativo demuestra que la marca es confiable y está establecida en el mercado.

El valor jurídico del correo profesional también se debe tener en cuenta. En Brasil, los intercambios de mensajes a través del correo profesional tienen el mismo peso que un documento reconocido en la notaría, es decir: el contenido tiene plena veracidad. Esto también brinda seguridad a los profesionales y clientes.

Si eres propietario de una empresa o profesional autónomo, ten en cuenta que es posible obtener un correo profesional con poca inversión.

En este artículo, encontrarás algunos consejos sobre cómo elegir la plataforma de correo electrónico ideal y cómo crear una firma de correo electrónico.

¿Por qué es importante tener un correo profesional?

Ofrecer valor al negocio es una de las principales razones por las que es importante tener un correo profesional. Demuestra que tu empresa está comprometida con la calidad de la comunicación y hace que las personas reconozcan tu marca con mayor facilidad.

Si estás buscando ideas de correos profesionales, ten en cuenta que cada área de la empresa puede dirigir sus demandas a un e-mail específico, como, por ejemplo, [email protected] o [email protected]. 

El fragmento @tuempresa.com.mx no es más que el dominio del correo profesional.

Esta organización ayuda tanto en la gestión del negocio como en la comunicación con los clientes y proveedores, ya que cuando reciben un mensaje de la empresa, las personas sabrán claramente de qué sector es.

Administrador de correo electrónico

El proceso de iniciar un correo profesional depende de la elección del administrador de correo electrónico y de las necesidades de la empresa o del profesional. Actualmente, existen diversas plataformas como Webmail, que permiten al usuario administrar el e-mail en la nube.

La ventaja del administrador es la carga rápida y la estabilidad. El diseño es receptivo y se puede cambiar según las preferencias del usuario.

En cambio, la gestión de correo a través de la aplicación puede ser la mejor opción para empresas que necesitan practicidad y organización, algo que los administradores de la nube no siempre pueden ofrecer. 

El beneficio de estas aplicaciones es la posibilidad de administrar varias cuentas de forma simultánea, utilizando calendarios avanzados. Uno de los administradores más populares del mercado es Outlook, que permite acceder a mensajes y usar comandos de teclado para realizar las tareas.

La aplicación gratuita Mozilla Firefox, Thunderbird, son multiplataforma (Windows, Mac y Linux), adecuada para quienes buscan un diseño sencillo y facilidad para administrar los e-mails.

Google Workspace

Así como Webmail y Outlook, Google Workspace funciona como administrador para una cuenta de correo profesional. Por lo tanto, merece ser destacado por reunir diversas herramientas para que los colaboradores trabajen de forma más cooperativa.

Una de las herramientas de Google Workspace es Gmail, el correo personalizado de la empresa (por ejemplo, [email protected]), con 30GB de almacenamiento. Una de las grandes ventajas es la categorización automática en Principal, Social y Promociones, además de la agrupación de correos.

Además, Gmail tiene un filtro contra spam y marcadores personalizados, lo que permite el uso de atajos de teclado que ayudan a leer y responder correos, sin mencionar una lista de extensiones que pueden mejorar la usabilidad del correo.

Boomerang, por ejemplo, se utiliza para programar e-mails y recordatorios. 

Titan Mail

Titan Mail se utiliza mucho para crear correos profesionales, más aún porque generalmente ofrece planes de alojamiento. 

En HostGator, por ejemplo, puedes utilizar un correo profesional personalizado utilizando Titan. Puedes acceder desde cualquier dispositivo y estar siempre cerca de tu empresa y de tus clientes. 

Además, también puedes crear más de una cuenta de e-mail, lo que facilita la creación de correos para áreas de tu empresa, como por ejemplo, marketing, ventas, etc.

Con Titan Mail, puedes:

• Administrar tus cuentas por aplicación móvil
• Agendar correos 
• Activar la confirmación de recibo y de lectura
• Tener un calendario sincronizado
• ¡Y mucho más!

Constant Contact 

Otra herramienta muy poderosa para tu negocio es Constant Contact. La herramienta es bastante robusta cuando se trata de un correo profesional y tiene muchos complementos. 

La función principal de Constant Contact es facilitar el contacto de tu empresa con los leads y clientes. Además de crear e-mails con diseños receptivos, puedes personalizar todo el recorrido del cliente, tener listas de contactos personalizadas y mucho más.

La herramienta termina siendo una solución completa para aquellos que quieran tener todo en un solo lugar. Con Constant Contact, además de este contacto facilitado con los clientes, sin dudas podrás vender más con campañas de marketing por e-mail.

Estas plataformas son ideales para que las uses en tu negocio, tener un correo profesional y aprovechar todos los beneficios que brindan. Aquí en HostGator, ofrecemos los servicios anteriores.

Con un correo personalizado en HostGator, puedes:

• Recibir notificaciones de correo electrónico y personalizarlos
• Importar correos y contactos
• Tener el control total con el Admin Console
• Proteger tus mensajes de correo electrónico con cifrado
• Puedes deshacer correos enviados, corregir errores
• Encontrar tus correos de forma fácil y rápida
• Hacer videoconferencias
• Tener tus datos e información protegidos en el servidor en la nube
• ¡Y mucho más!

Otras aplicaciones para el correo profesional

Si sigues las estrategias del mundo digital, debes estar atento para elegir las mejores aplicaciones para el e-mail. Ellas te ayudan a aumentar la productividad y pueden influenciar en la seguridad de tus mensajes. 

El uso de una aplicación que no es adecuada para tu e-mail, ya sea en una notebook o en un dispositivo móvil, puede causar algunos problemas. Las aplicaciones fueron creadas para facilitar la vida de quienes necesitan manejar muchos mensajes y seguir siendo productivo en el trabajo.

¡Es por eso que separamos las mejores aplicaciones de correo electrónico que necesitas conocer!

Outlook

Según informes de Microsoft, Outlook tenía 400 millones de usuarios en 2018. Hoy en día, la plataforma sigue siendo una de las más populares tanto en dispositivos móviles como en las computadoras de escritorio.

Quien usa Outlook en dispositivos móviles obtienen una serie de ventajas, especialmente en la integración con otras aplicaciones. En los smartphones Android y iPhone, tiene integración con:

• Calendario
• Lista de contactos
• Google Drive
• Dropbox
• One Drive

Su bandeja de entrada es muy intuitiva de usar, especialmente con los comandos de deslizamiento de dedos que permite archivar, responder o eliminar mensajes rápidamente. 

También es posible crear categorías de correos utilizando colores para la separación tanto en la versión móvil como en la de escritorio.

Thunderbird

Thunderbird es una aplicación de correo electrónico gratuita de Mozilla Firefox. A pesar de ser amado por los usuarios en la notebook, su versión móvil aún no está disponible. De todos modos, quienes utilicen el e-mail principalmente en el ordenador o en la notebook le encantará.

A diferencia de Outlook, Thunderbird no tiene muchas funciones. Su propósito es simplificar el uso del correo electrónico, por eso su layout y diseño son simples y funcionales. Cualquiera que busque un formato que le permita trabajar sin distracciones definitivamente le encantará esta aplicación.

Además de ser fácil de usar, Thunderbird es rápido de configurar y fácil de usar en la rutina del trabajo.

Webmail

Webmail es una aplicación que utiliza la nube para dar acceso a los mensajes desde cualquier lugar. Su carga es rápida y el correo es bastante estable, por lo tanto el usuario de Webmail rara vez sufre con la inestabilidad de los servidores o problemas relacionados.

El diseño de la aplicación se puede cambiar según las preferencias de cada usuario. Aunque no es una aplicación para smartphones, su sitio web es completamente receptivo. Por lo que es posible utilizarlo en dispositivos móviles sin mayores problemas.

Cómo crear un correo profesional

Saber cómo redactar un correo profesional, así como crearlo, es fundamental para quienes desean tener una marca exitosa en el mercado. Sin él, las posibilidades de que la inversión en marketing y relaciones resulten dañadas son altas. Después de todo, si el cliente no confía en el mensaje que recibe, ¿cuál es la posibilidad de que compre algo en tu empresa?

Para crear un correo profesional, debes elegir un dominio. Recuerda que esta es la identidad digital de la empresa. Por lo tanto, evita usar apodos, números y caracteres especiales, utiliza tu nombre siempre que sea posible. 

A veces es mejor optar por lo familiar que por lo moderno, por el bien del negocio. En caso de que tengas dudas, haz la siguiente pregunta: cuando las personas reciben un e-mail, ¿qué deberían pensar de ti? 

Los clientes pueden preferir contactarse con un área específica y no sabrán que [email protected] es parte del equipo de ventas. Por eso, es importante considerar la creación de direcciones genéricas como [email protected]. 

A continuación, debes definir el administrador de correo electrónico que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Independientemente de la elección, es necesario configurar el e-mail, realizando los ajustes para enviar y recibir mensajes. 

Pero no te preocupes: cada gerente tiene manuales y soporte de servicio para este paso. HostGator ofrece algunos planes que incluyen creación y alojamiento de correo profesional.

¿Y después de crear tu correo?

¿Aprendiste a crear un correo y quieres disfrutar de sus beneficios? Eso es genial, pero necesitas más para poder aumentar la eficiencia de tu negocio.

Por supuesto, mejorar la credibilidad y el enfoque profesional creando un e-mail es genial, pero la comunicación aún necesita un sitio web para estar completo. 

El sitio web para una empresa es una parte esencial de la estrategia de marketing y ofrece numerosas oportunidades de negocio. Puedes agregar valor a tu marca, dar visibilidad y funcionar como un e-commerce.

Aprovecha estas posibilidades y aumenta la relevancia de tu marca en la web.

Cómo organizar la bandeja de entrada de un correo 

Después de crear e implementar el correo profesional, es hora de pensar en una forma de organizar la bandeja de entrada. La regla básica es almacenar o eliminar mensajes que no encajan en el flujo de trabajo. Almacenar contenido irrelevante simplemente deja tu caja llena y desorganizada.

Un buen consejo de cómo organizar la bandeja de entrada del correo es crear diferentes carpetas para los mensajes. Este proceso ayuda a optimizar el tiempo y priorizar las actividades. Es posible crear carpetas por temas (clientes, compras, ventas) y categorías (urgente, importante, no importante, conocimiento).

Algunos administradores permiten que los mensajes caigan directamente en la carpeta relacionada; simplemente configura el correo electrónico para filtrarlos automáticamente. Puedes categorizar por asunto, remitente, palabra clave en el título o cuerpo del e-mail.

También existen herramientas que ayudan en la organización de la bandeja de entrada, como Unroll.me, que da de baja a suscripciones masivas en newsletters y el IFTTT, que permite la automatización de tareas para enviar e-mails y almacenar mensajes relevantes.

6 consejos sobre cómo organizar tu bandeja de correo 

Si estás cansado de ver tu bandeja de entrada llena y desorganizada, consulta algunos consejos sencillos que facilitarán este proceso.

1. Crea diferentes carpetas en tu bandeja de entrada

Por más laborioso que parezca, crear diferentes carpetas para organizar tu correo profesional te permitirá ahorrar tiempo. Con esto podrás priorizar aquellas que sean realmente relevantes para el negocio. 

Crea marcadores para dividir temas, como:

• Clientes
• Compras
• Ventas

Es importante, estar al tanto de las exageraciones, ya que la idea aquí es hacer que tu bandeja sea manejable y no más fastidioso de manejar. Para no crear confusión y terminar perdiéndonos en tantas categorías, lo ideal es tener hasta tres carpetas.

Para organizar tu bandeja de entrada en Gmail, simplemente ve al menú ubicado en el lado izquierdo, haz clic en “más” y luego en “crear nuevo marcador”. A continuación, también es posible administrarlos, como cambiar el orden de visualización y modificar el nombre.

Ahora si deseas organizar la bandeja de entrada en Outlook, haz clic en el botón derecho del mouse en el lugar donde deseas crearlo y selecciona “nueva carpeta”.

2. Filtra tus correos automáticamente

Por más simple que parezca este consejo sobre cómo organizar la bandeja de entrada, es uno de los más eficientes y ahorra tiempo y trabajo.

Para que los mensajes caigan directamente en la carpeta relacionada, puedes configurar el correo para filtrarlos automáticamente. 

Puedes categorizar por:

• Tema
• Remitente
• Palabra clave contenida en el título o cuerpo del correo 

Este mismo proceso ya lo realizan la mayoría de las plataformas cuando el correo se considera spam, por ejemplo.

3. Utiliza pestañas en Gmail

Las pestañas son una funcionalidad que Google ofrece para organizar la bandeja de entrada. Se crean automáticamente y puedes seleccionar cuál quieres activar.

Si recibes muchos correos de marketing, por ejemplo, puedes centralizarlos en la pestaña Promociones.

Curiosamente, si un e-mail cae en la carpeta incorrecta, puedes moverlo a la correcta. De esta manera, la herramienta comprenderá el cambio y comenzará a seguir la nueva regla.

4. Evita dejar correos ya leídos en tu bandeja de entrada

Esta es una regla básica sobre cómo organizar la bandeja del correo. Si has leído el mensaje y no encaja en tu flujo de trabajo, simplemente debes archivarlo o eliminarlo. Almacenar contenido irrelevante simplemente deja tu bandeja llena y desorganizada.

5. Agrega estrellas en los correos importantes

Otra característica que ayuda a organizar la bandeja de entrada en Google es el sistema de estrellas. Con él, puedes marcar mensajes importantes o aquellos a los que quieras acceder después, ya que están dirigidos a una carpeta separada.

6. Cancelar correos inútiles

Los correos profesionales a menudo están suscritos en una serie de listas de newsletter y promociones, especialmente aquellos que trabajan directamente con compras y ventas. Si notas que estos mensajes no se leen, puede que sea el momento de darse de baja.

Por lo general, puedes hacer esto directamente en el correo de marketing, ya que la mayoría de ellos tienen un botón de cancelación en la parte inferior.

5 herramientas que ayudan a organizar la bandeja de correo 

Existen algunas herramientas, entre aplicaciones, sitios y extensiones de browser que ayudan a quienes quieran saber cómo organizar una bandeja de correo. ¡Mira las principales a continuación!

1. Unroll.me

Esta herramienta gratuita facilita el proceso de cancelación de la suscripción a newsletter y el marketing por correo que no se leen. Se da de baja en grandes cantidades y suscripciones seleccionadas. 

2. IFTTT

IFTTT, que es la abreviatura de “If This Then That”, es una herramienta de productividad que permite automatizar tareas. Puedes programar dispositivos y aplicaciones para, por ejemplo:

• Enviar recordatorios por correo 
• Direccionar documentos adjuntos directamente a Dropbox
• Guardar mensajes de contactos relevantes

3. Google Inbox

Esta herramienta de Google permite procesar cada correo como una tarea. Ofrece funciones como posponer la lectura de un mensaje y crear recordatorios.

4. Stord

Su función es administrar correos, tareas y trabajos en equipo directamente desde la bandeja de entrada de Gmail. Crea listas y columnas, lo que facilita su clasificación.

5. Checker Plus

Es una extensión del navegador Google Chrome que permite administrar bandejas de entrada de diversos correos en un solo lugar, Gmail. Otra característica que ofrece es la posibilidad de recibir notificaciones, incluso cuando no está abierto.

Además de saber organizar una bandeja de entrada del correo, recuerda que es fundamental separar lo privado de lo profesional. Por eso, es fundamental que cualquier empresa ofrezca una herramienta corporativa para todos los colaboradores. 

Suscripción para correo profesional

Si te estás preguntando qué incluir en tu firma de correo profesional, ten en cuenta que las mejores cumplen dos propósitos principales: llamar la atención del usuario y transmitir información relevante sobre ti y tu negocio. 

En general, la firma funciona como una tarjeta de visita virtual que refuerza la identidad de la marca, brinda información relevante y aumenta las posibilidades de venta.

A continuación, puedes encontrar una lista de la información que debe incluirse en una firma de correo. 

• Nombre, cargo y empresa
• Información de contacto (sitio de la empresa, teléfono de contacto e incluso redes sociales).
• Logotipo (si deseas trabajar en el branding de la empresa, es interesante insertar el logotipo en la firma).
• Foto (es opcional, pero puede ayudar a humanizar el contacto con el cliente).
• Diseño receptivo.

Recuerda priorizar la información más importante, ya que las firmas que son demasiado largas tienden a ser ignoradas por el usuario.

No insertes información irrelevante, como citas largas o frases controvertidas: pueden ofender o molestar al usuario, provocando la pérdida de una futura venta.

Los generadores de firmas son excelentes herramientas sobre cómo hacer una firma de correo profesional. Algunos, como MySignature y Newoldstamp, son gratuitos y muy fáciles de usar.

A continuación se muestra un video sobre cómo crear tu firma de correo electrónico en Roundcube.

Razones para tener un correo profesional

Según el Club de Emprendedores Sebrae algunas personas aún no comprenden el papel del correo profesional para la reputación de una marca. Entonces, si trabajas como autónomo, tienes un e-commerce o cualquier otro negocio, consulta los principales motivos para crear un correo específico para tu empresa o proyecto.

1. Comunicación

El correo profesional es un canal de comunicación para tu negocio y puede usarse para fortalecer tu marca. Supongamos que tu correo es [email protected], cada vez que informes a alguien tendrás que deletrearlo y aún existe el riesgo de que la persona no entienda y, debido a una falla de comunicación, perderás una oportunidad. 

Una forma de facilitar la comunicación es crear correos sectorizados, como [email protected], [email protected] o incluso [email protected]. 

2. Seguridad

¿Sabías que cada vez más empresas caen en estafas por correo? Incluso tienen su propia nomenclatura: Business Email Compromise (BEC), que significa compromiso de correo empresarial.

Según Security Report, la estafa suele aplicarse mediante el envío de facturas falsas, correos falsos a nombre del gerente de la empresa o se envían correos a clientes solicitando pagos que van directamente a la cuenta de los estafadores.

Por tanto, es fundamental invertir en soluciones que den más seguridad y control al correo profesional.

3. Credibilidad

Tal vez ya recibiste un mensaje enviado desde un correo personal, pero como el tema era profesional, tenías un poco de miedo. 

Especialmente cuando se trata de algo que involucra información sensible, como los datos de los registros; es común que las personas busquen algún medio alternativo para confirmar la veracidad del correo.

El correo profesional suele dar más credibilidad a tu dirección de e-mail, tanto para quienes se comunican contigo como para quienes reciben tus mensajes.

4. Integración

No necesitas salir de Gmail para tener un correo profesional. Simplemente elige un plan empresarial y personalízalo para tu empresa. 

Esto significa que tu correo  corporativo puede integrarse con otras soluciones que mencionamos anteriormente: Calendario, Documentos, Planillas, Google Drive e incluso Hangouts. 

Vale la pena señalar que todas estas herramientas se pueden utilizar en computadoras, notebooks, smartphones y tablets. 

5. Productividad 

El paquete Google Apps for Business reúne todo lo que necesitas en un solo lugar, lo que facilita la organización y el acceso a los documentos. 

El intercambio de información y el acceso rápido a los datos almacenados, entre otras características, tienden a aumentar la productividad de los equipos. 

No es de extrañar que la solución sea elegida por millones de empresas en todo el mundo, desde pequeñas empresas en todo el mundo hasta empresas que figuran entre las 500 corporaciones más grandes del mundo. 

6. Movilidad

Acceder al correo profesional desde cualquier lugar no es nada nuevo, pero con Google Apps for Business puedes utilizar otras funciones que también están disponibles en cualquier lugar y a cualquier momento. Obtienes la libertad de trabajar de forma remota y no pierdes el contacto con otras personas del equipo.

Es importante enfatizar que todos los datos de tu negocio están protegidos, ya que todo se guarda de forma segura en la nube.

Google ha desarrollado soluciones empresariales con estrictos estándares de privacidad y seguridad, inspirados en las mejores prácticas de la industria. 

7. Seguimiento 

Cualquiera que inicie un negocio ahora puede contratar solo una dirección de correo profesional, pero si tu negocio ya está establecido puedes elegir más de una cuenta de correo electrónico. En este sentido, los planes son personalizables según tus necesidades.

En el panel de administración puedes administrar todo tu paquete, agregar o quitar usuarios, crear grupos y opciones de seguridad, entre otros. 

También es posible configurar quién tendrá acceso a cada herramienta o archivo.

Beneficios del correo profesional

Como habrás notado en este artículo, el correo es uno de los canales de comunicación más utilizados en el ámbito profesional, representando la tarjeta de visita virtual de la empresa o del profesional.

Por este motivo, invertir tiempo y recursos para profesionalizarse debe ser una de las prioridades de tu empresa.

Es más que un canal para recibir y enviar mensajes, es una poderosa herramienta de marketing, capaz de impulsar las ventas y mejorar las relaciones con los clientes. 

Presencia digital

Construir una presencia digital sólida depende del proceso de branding que incluye todas las acciones relacionadas con la identidad de la marca. 

Los mejores correos profesionales hacen parte de este proceso, ya que incorporan el nombre de tu empresa en todos los mensajes que envías.

Al definir tu marca y tu empresa, estás optimizando la forma en que el público lo percibe, lo que ayuda al crecimiento. 

Además, el correo profesional protege toda la información, pedidos y compromisos del cliente, lo que ayuda a organizar la estructura organizativa de la empresa.

Credibilidad

Generalmente, el correo profesional muestra que tu empresa está comprometida con la calidad de la comunicación con el cliente. Este tipo de dirección de correo es más corta y clara, es decir, transmite información precisa. 

Esto genera más credibilidad para tu negocio y puede ayudar al marketing de tu empresa. 

Reconocimiento

Puede parecer un simple recurso, pero cuando creas un correo profesional, estás protegiendo tu marca y produciendo valor simbólico al facilitar la memorización y promoción de tus contactos. 

Así se construye el reconocimiento de la empresa, que es visto y fijado por los clientes. 

Organización

Tener acceso a varias cuentas de correo es más fácil para administrar tu negocio. Conseguir que todo se realice a través de un contacto, puede ser difícil de gestionar.

Al tener varias cuentas de correo personalizadas, es posible dividirlas claramente para cada sector de la empresa. Tu equipo de marketing tiene un correo, el equipo de finanzas tiene otro y así con los demás sectores.

Identificación

Cuando las personas reciben un correo de tu empresa pueden ver claramente de qué sector se trata. Lo mismo ocurre en la situación contraria: es posible reenviar un correo directamente a un sector específico, como por ejemplo:

[email protected] en lugar de

[email protected] 

[email protected] en lugar de 

[email protected] 

Además, todos tus colaboradores también pueden tener un correo personalizado vinculado a la empresa. 

Flexibilidad

Normalmente, el acceso al correo personalizado se puede realizar a través del propio Webmail contratado o mediante lectores como Outlook, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, entre otros de tu preferencia. 

Si prefieres, también puedes redirigir tu cuenta de correo personalizada a cualquier otro proveedor con el que ya estés familiarizado (dentro de Hotmail, Gmail, Yahoo, etc., pero con tu propia cuenta). 

Con estas razones expuestas, es fácil ver que el correo profesional puede marcar la diferencia. Cuéntanos lo que piensas sobre las funcionalidades del correo profesional. ¿Estás listo para implementarlo en tu empresa?

Seguridad en el correo profesional 

Otro beneficio del correo profesional es la seguridad: reduce el riesgo de que los mensajes se marquen como spam o se envíen directamente a la papelera del destinatario.

Es probable que observes un aumento en las tasas de envío cuando utilices una dirección de correo profesional. Con él, obtienes funciones de seguridad para proteger la marca contra ataques de hackers, spamming y malware.

Si tu empresa no realiza backups con frecuencia, podrías estar perdiendo información importante y abriendo algún espacio para que las personas malintencionadas se aprovechen de la situación para realizar estafas. 

Una dirección profesional proporciona la solución para el problema del backup regular de los correos y la confidencialidad, algo que los gestores gratuitos no garantizan del todo. 

Con un correo profesional, tienes acceso al backup instalado con tu empresa de alojamiento de correo con la garantía de protección de datos. 

Esto mantendrá tu información segura y siempre accesible con total privacidad, lo que permitirá concentrarse en lo que realmente importa: tu negocio.

Consejos para proteger tu correo profesional: 

Dado que el correo es una parte clave de tu negocio en línea, asegúrate que sea seguro con algunas reglas básicas. Muchos sistemas de correo están mejorados para brindar seguridad adicional, al igual que otros softwares que pueden ayudar con este proceso. 

Para garantizar la seguridad del e-mail corporativo de tu empresa, aquí te dejamos algunos consejos que pueden ser esenciales.

Evita intercambiar información confidencial

Es común que una empresa tenga información confidencial que no se puede enviar a nadie fuera de la institución, dentro de la bandeja de entrada del correo.

Para utilizar el correo profesional fuera de la empresa (como por ejemplo, hoteles, aeropuertos y shoppings), consulta con los administradores de TI para otorgar permisos que puedan garantizar la seguridad de todos los usuarios de la empresa. Es posible utilizar VPN y otros protocolos de seguridad. 

De esta forma, el correo y la empresa quedan protegidos de ataques de terceros.

Ten cuidado al abrir archivos adjuntos fuera de la empresa

Cuando abras un archivo adjunto de un correo externo a la empresa, ¡ten mucho cuidado! Si no es un remitente confiable, debes tener aún más cuidado, después de todo, puedes terminar siendo víctima de malwares e incluso afectar toda la red de correo corporativo. 

Como se sabe, afortunadamente la tecnología trajo muchos beneficios. De esta forma, tu empresa puede aprovechar esto creando alertas dentro del administrador de correo cuando algún e-mail proviene del exterior. 

Además, tu empresa también puede implementar un servicio de almacenamiento en la nube que garantizará más seguridad cuando envíes correos, compartiendo solo el enlace y no el documento en sí al destino. 

Utiliza la autenticación de 2 factores

Como se indicó anteriormente, adoptar el uso de VPN hace que el correo sea mucho más seguro. Pero existe otro método adicional a este, es la autenticación de 2 factores. 

Este método es reciente y ya ha creado mucha seguridad no solo en los correos, sino también en las cuentas para acceder a sitios web o aplicaciones donde necesitas realizar algún pago. De esta forma, el usuario y el vendedor tienen más seguridad en la venta. 

La autenticación de 2 factores para correos se puede utilizar a través de una aplicación para este propósito, a través de SMS o correo. De esta forma, el usuario confirma su identidad e impide el acceso de terceros.

Filtros anti-spam

Los filtros anti-spam generalmente funcionan para enviar directamente a tu bandeja de spam los correos que son potencialmente una amenaza para tu bandeja de entrada.

El equipo de TI o los responsables de la herramienta de correo electrónico deben evaluar las características de un anti-spam potente. Además, este filtro de spam debe ser actualizado siempre por el equipo de seguridad y TI. 

Contraseña de seguridad eficiente para tu correo profesional

Sabemos que tener una sola contraseña y utilizarla en varios lugares es tentador. Pero ten cuidado de no hacer esto, aún más en el correo profesional. 

Recientemente, Google se dio cuenta de que muchas personas utilizan las mismas contraseñas en diferentes plataformas, por lo que decidió aplicar en su navegador una alerta sobre contraseñas que se usan constantemente y que pueden estar amenazando tu acceso a diferentes aplicaciones.

Esto significa que estas contraseñas podrían haberse filtrado de alguna manera a personas malintencionadas que incluso podrían ingresar a tu correo.

Por lo tanto, no concedas la posibilidad de que tus datos se vean amenazados y usa contraseñas seguras. Estas contraseñas suelen contener letras mayúsculas y minúsculas juntas, así como números no secuenciales y algún carácter especial (!, @, #, &, por ejemplo).

Por lo tanto, refuerza con tu equipo sobre la utilización de contraseñas seguras. Tu equipo de TI también puede implementar un sistema que obligue al usuario a utilizar una contraseña segura, además de realizar un cambio constante cada 3 meses. 

Si bien puede parecer complicado para algunos usuarios, esta práctica es esencial para la seguridad del correo profesional.

Newsletter con correo profesional

Al adoptar una newsletter, estarás creando una ventaja competitiva con una buena estrategia de marketing digital.

A diferencia del correo de marketing, la newsletter tiene como objetivo entregar contenido informativo. Así, el consumidor que quiere recibir la newsletter tiene un contenido que responde a una necesidad concreta que solo tu empresa puede suplir.

Cuando tienes un servicio y ofreces recibir Newsletters, terminas dejando que el consumidor conozca mejor tu producto o servicio antes de tomar una decisión.

Así, lo preparas con contenido exclusivo que puede ayudarlo y luego brindarle valor con tu servicio.

Un punto importante es elaborar una estrategia mensual o semanal de newsletter utilizando tu correo profesional, que podría ser [email protected], por ejemplo.

Existen innumerables formas de hacer una newsletter, y para eso, puedes ver el artículo que habla sobre newsletter en el blog de HostGator.  

Puntos importantes del correo profesional 

Para crear un gran correo profesional, recuerda que debes generar confianza y credibilidad. Para esto, hay tres reglas principales que deben cumplirse: 

1. Coherencia (el e-mail debe reflejar la esencia de la marca)
2. Estandarización (para colaboradores y áreas, ahora y en el futuro, cuando la empresa crezca)
3. Personalización

Si te adhieres a estas tres reglas básicas, estás creando un excelente correo profesional. De esta forma, será mucho más fácil trabajar el branding de la marca y mejorar la relación con tu cliente. 

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